会社で朝のミーティングを行う効果、そして続けられるコツを考えてみました
朝のミーティングをしている会社ってどれくらいあるのでしょうか。日昇の新入社員は、入社してから約1か月間、毎朝ミーティングを行っていました。毎朝です！
普通、毎朝ミーティングをするとなると少し億劫になったりしますよね？ミーティングが無駄だと考える人もいると思います。
でも、私はなぜか全然嫌になりませんでした。そこで、なぜ毎朝続けることができたのか少し考えてみました。
朝のミーティングを実施した目的
私たちが行っていたミーティングの目的は、「自己開示をする訓練」、また「お互いを理解する」、「話し合うことで不安を解消する」です。一般的な会議のような情報伝達や進捗確認が目的ではありません。
朝のミーティングの内容・進め方
時間は毎朝9時から45分間程度。新入社員で時間には余裕があるため、少し長めのスケジュールを組んでいました。参加するのは新入社員3名と採用担当1名。毎朝テーマを決め、それぞれが順番にテーマに沿って自分の考えや経験などを一言ずつ話していきます。
内容は「今までの人生の中で一番の決断」や、「この1週間で印象的だった経験」。また「好きなエンタメ作品は？」といったラフなものまで様々。毎日、日替わりでテーマを変えて、各人がネタを用意します。
テーマがないと話のネタ探しが大変ですが、ある程度決めてもらえていたので負担にはなりませんでした。むしろ興味深いテーマで、前日から自分のことを話すのや人の話を聞くのが楽しみな日もありました。
また、ミーティングを行う上でのルールを設定しています。
例えば、ここでの話の内容は「むやみに他言しないこと」。プライベートな内容も扱うため、お互い安心して話すために必要なルールです。
さらに、話した人に対して「聞き手は必ず一言以上発言し、質問する」。自分以外の人の話に好意的関心をもって、話を広げられるように心がけます。
そしてミーティングの最後には、その日行う業務を確認し終わります。
朝ミーティングをやってみて感じたこと・効果
私が朝のミーティングをやってみて感じたメリットは２つ。
１つ目は「モチベーションが高められる」こと。
ミーティングでは、毎日決まっているテーマ以外にも、仕事中に気になったことや不安に思っていることなども話します。
入社して間もない時は、分からないことや不安に感じることがたくさん出てきます。多くの人が新入社員の頃はそうだったのではないでしょうか。
しかし、そういった気づきは普段なかなか共有する機会がなく、一人で考え込んでしまうことも少なくありません。そんな時に、小さいひっかかりでも自分が感じていることを共有し、お互いにアドバイスをしたり、話し合ったりすることで安心して仕事に臨めました。
また、普段仕事をしていると朝起きてから家を出て、会社に着くまで忙しく動き回っていますよね。そして、会社につくとすぐに仕事が始まる。しかし、忙しく動き回った後は「なかなか頭が働かない」なんてことも。朝ならなおさらかもしれません。
そこで、朝イチに会社の人と一言交わすことで、何気ない会話で明るくポジティブな気分になれます。さらに「さぁ、今日も一日頑張りましょう！」と一呼吸おいて仕事を始められるため、スムーズに仕事に入れるような気がしました。
そして２つ目は、「相互理解ができる」こと。
このミーティングでの目的の一つが「自己開示」。自己開示とは、自分についてのプライベートな情報を相手にありのままに伝えることです。実はこの自己開示をすることで、自然と相手の情報も入ってくるようになります。
たとえば、こちらが趣味の話をしたとします、そうすると相手も自然と趣味の話をしてくれたりしますよね。それは心理学的に、こちらの個人情報を開示すれば相手からの信頼が高まるということが起こるからだそう。
これを利用し自分の内面を話すことで、相手も自らの内面を語ってくれ、自然と関係性を深めることができるようになるわけです。
私たちの場合は、新入社員であるため、お互いがどんな人なのかあまり知りませんでした。そこで、お互いが自己開示をすることで、これから一緒に仕事をしていく同期がどんな人なのか理解でき良い関係性が築いていけたと感じています。
また、これは新入社員に限ったことではありません。長く一緒に仕事をしている人でも、意外と「プライベートな話はしない」なんてことよくありますよね。
もちろん、直接的に仕事にプライベートの部分は関係ないかもしれませんが、チームで動いていく場合お互いの人間性の理解は重要なポイント。自分の深い部分を話すことで、より距離の近いコミュニケーションがとれ、仕事の円滑化に繋がることもあるのではないでしょうか。
朝ミーティングをやるうえでのポイント
目的を明確に！
先ほど朝ミーティングをするメリットをお話ししましたが、実は注意すべき点もあります。それは目的が明確でなければ、「ただ雑談をしただけで終わってしまう」こと。このミーティングの目的は、ただおしゃべりをするわけではなく、「お互いを理解する」と「関係性を築いていく」ことです。
ただ毎朝集まることだけが目的になってしまうと、何の成果も得られず、無駄な時間を過ごしてしまうことになりかねません。会社で毎朝会議をしている方の中には「この時間、無駄だなぁ」と思いながら参加している方も少なくないはず。
ミーティングの目的が明確であれば、話の質も変わるはずです。
例えば、趣味の話にしても、ただ今まで好きだったことを話すばかりではなく、これから何をしたいかなど未来のことにも話を広げていきます。これは仕事に関する会議でも一緒です。何をしたかではなく、これから何をするかを話したほうが有益ですよね。
また、「適度な自由さ」も大切なことかもしれません。
私たちの場合、テーマや時間を設定していましたが、「テーマ以外にもその日話しておくべきことがあればそちらを優先する」。また、「それ以上話すことがなければ早めに終わり次の作業にとりかかる」。というようにしていました。
決められた時間会議室にいて、ミーティングをすることが目的ではありません。短い時間で成果が出たのであればそれで十分ですよね。
ルールを厳格にすると、会議を行うことが目的になるのと同じように、ルールを守ることが目的になってしまうかもしれません。
もちろん会議の内容によっては、ある程度ルールや堅さが重要になることもあるでしょう。でも、そういった会議は緊張感が強く参加するのが億劫になったりしますよね。
だからこそ毎朝それぞれの状況を共有するミーティングにおいては、気軽に話せる自由さがあってもいいのではないでしょうか。毎朝みんなが嫌々参加するのはつらいですよね。
その日の活力につながるようなミーティングになるよう、いろいろ模索してみるのもいいのではないでしょうか？
