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テレワークの課題であるコミュニケーション問題はDISCORDで解決できる?



2020年6月8日に社長のタカハシ、そして広報担当のカキウチ、フクシマがホテルのデイユースプランを利用しテレワークを実施しました!テレワークではまだまだコミュニケーション上の課題が多くあります。そこで、「discord」というツールを使い円滑なコミュニケーションが図れるか検証してみました。今回は、この検証を行ったフクシマのテレワークの様子をお伝えします!

■テレワークの目的

テレワークを実施した理由は、「discord」を使用した白潟総合研究所株式会社でのテレワークの取り組みを参考に、日昇でも活用できないか検証するため。白潟総合研究所株式会社は、2020年4月から全社員がフルリモートで業務を行っているそう。そのリモートワークで大きな役割を果たしているのがボイスチャットツール「discord」。

白潟総合研究所株式会社のテレワークにおける「discord」の活用法はこちら。

discordはゲーマー向けのボイスチャットツール。チャットと通話がブラウザ上で利用でき、個人専用サーバーが開設できるサービスです。discordは通信負荷が少なく動作が軽い、コミュニティ機能が充実しているなどのメリットがあるよう。

日昇ではテレワークを行う際、コミュニケーションツールではSkypeとzoomを主に使っていましたが、discordは未経験。日昇が活用するうえで、どんなメリットが得られるのか実際に使ってみて体験します。

■テレワークの概要

実施したのは2020年6月8日。3人それぞれが別のホテルからテレワークを行いました。自宅ではなくホテルから行ったのは、愛媛県内の旅館・ホテルでテレワーク用のデイユースプランが格安で提供されているから。

愛媛県では、新型コロナウイルス感染拡大防止にあたり、テレワークを推進するための施策を行っています。その一つが、テレワークプランを導入した宿泊事業者に協力金を支援するというもの。この制度を活用した事業者が格安でデイユースプランを提供しています。協力金を活用したテレワークプランを提供している施設は愛媛県内に5月31日時点で43施設あります。

ちなみに、このプランを利用できるのは、愛媛県内在住者のみなのでお気を付けください。

愛媛県テレワーク推進協力金の詳細はこちら。

■私が選んだホテルをご紹介


筆者のフクシマが利用したのは、道後プリンスホテル。普段は多くの宿泊客が利用するこのホテルも新型コロナウイルスの影響を受け、現在宿泊事業は行っていません。テレワーク用のデイユースプランのみの営業となっています。このテレワークプランの一日の利用者数は10数名程度だそう。

何より驚きなのは利用料金。なんと0円なんです!もちろん普段の宿泊時と同じサービスを受けられるわけではありません。しかし、テレビ、エアコン、Wi-Fi、さらにはマッサージチェアまで一日テレワークをするには十分すぎる設備が揃っています。

立派な客室を一日無料で使わせていただけるなんて驚きです。とても大変な時期にこれだけのサービスをしてくださる道後プリンスホテルさんに感謝です。

■テレワーク環境

普段からビジネスマンが多く利用するタイプのホテルではないためインターネット環境を心配していましたが、全くの杞憂でした。無料で接続できるWi-Fiを使い通信速度など何も問題なく仕事が行えました。


また、和室にも関わらずデスクと椅子が用意されており、長時間の作業でも疲れることはありませんでした。ちなみに最初はせっかくの和室を味わうために、座椅子で作業したのですが、やっぱり少し疲れました。ホテルでテレワークを行う際は、インターネット環境と同じくらい、机と椅子が重要なポイントかもしれません。

■午前中の仕事の様子

PCをセッティングし準備完了。まず最初にホテルでテレワークを行っている3名でdiscordを使って朝礼を行いました。

discordは最初に説明したように、ボイスチャットツール。音声のみでやり取りをします。しかし、機能としてはテキストでのやり取りはもちろん、ビデオ通話や画面共有機能もあります。今回私たちが使用した機能は、ボイスチャットとテキストチャットです。

このようにテキストチャンネルとボイスチャンネルを作成し、ミーティングの目的によって使い分けました。朝礼で確認したのは、半日PDCA。その日達成することを午前と午後に分け設定し、それぞれ昼礼と夕礼にて達成状況を確認します。実はこれも白潟総合研究所株式会社の取り組みを参考にしたもの。

半日PDCAを設定する目的は、短い期間で目標設定することで、何時までに何をするといった具体的な行動目標が立てられるようすること。長期スパンで大きな目標を立てるよりも、短い期間で小さな目標を設定し、達成するためにすべき行動を明確にすることで効率的な作業が可能になるわけです。

朝礼終了後、決定した半日PDCAをもとに作業を始めます。ちなみに私が午前中行った最も大きな仕事は、「Twitterで仕事風景を生配信する」こと。テレワークの様子をみんなにアピールしよう!という上司の一声で決定されました。

生配信なんて生涯で一度もしたことはありませんが、日昇の取組みをアピールするためには仕方ありません。ちょうどいいアングルになるよう、机の位置を何度も変えカメラの位置を決定。勇気を振り絞り、生配信を開始しました。


今回は特に話をしたりすることはせず、ただただ私が和室の畳の上で机に向かって作業をするという映像をお届けしました。こんなのだれが見るのかなと思いながら配信していましたが、24時間後には400近い回数が再生されていたので驚きです。なんの面白味もない映像であったと思いますが、見てくださった皆さんありがとうございます。

生配信している間、私はただ自分の仕事をしていたわけですが、意外と人から見られているという緊張感から、一人で作業していても集中して仕事をすることができました。やはり、テレワークでも緊張感というのはある程度あったほうが、生産性は上がるのかもしれません。

しかし、今回は緊張感が強すぎたため不用意に体を動かすことができず、30分生配信した後は、体の節々に疲れが出ました。緊張感を得るという目的のみでは、テレワーク中の生配信はあまりお勧めしません。かなり疲れます。

■午後の仕事の様子

午後の業務は昼礼から始まります。半日PDCAで設定した午前中の達成結果の振り返りと、それを受けて、午後からの目標を見直します。私は午前中にすべて終えることができなかった、HP掲載用のブログの書き込みを進めました。ちなみにこの時書いていたのが、本記事。ブログで紹介するため、discordの使用感などを記録していきました。

そこでここからは、私が感じたdiscordの使用感をご紹介します。

日昇で普段使っているツールとの比較

□スカイプ

スピーディーかつ手軽だが、文字のみでのやり取りのため、コミュニケーション感が薄い。

□zoom

ビデオ通話のためコミュニケーション感は強いが、部屋を作って全員が参加するのに手間がかかり、手軽感はない。

□discord

音声のみでの通話であるが、文字のみで行うのと比較すると圧倒的にコミュニケーション感が強い。また、zoomのように部屋を作成する必要がなく、スピーディー。

discordはまさにチャットとビデオ通話の中間にあるといったツール。あらかじめボイスチャンネルを作成しておくことで、いつでも入って会話をスタートさせることができます。スカイプで相手を選んでメッセージを送るのと同じような印象。非常に手軽です。

また、文字だけでやり取りをするのと比較し、音声でやり取りをするので直接的なコミュニケーションができ、話がスムーズに進みます。

もちろん、スカイプやzoomにも業務的なデータのやり取りや、本格的な意見交換を伴う会議などそれぞれにしかない特徴があります。オフィスで働くことを想定するならば、これらのツールのほうが良いでしょう。しかし、完全テレワークでのコミュニケーション不足を解消するという目的であれば、手軽さとコミュニケーション感の二つの要素を持つdiscordは最適なツールかもしれません。

業務の間に、上司や同僚と少し会話をして情報交換する。みなさんオフィスでの仕事中当たり前のようにやっていますよね?これがひとりきり自宅で行うテレワーク中でもできるんです。コミュニケーションが希薄になり、一人で作業することにモチベーションが維持しづらくなることを防げるかもしれません。


しかし、もちろんデメリットも感じました。それは顔が見えない分、「誰が発言するか分かりづらい」こと。私たちは3人でミーティングを行いましたが、その間何度か発言が重なることがありました。対面であれば、誰が話し出すかなんとなく感じることができますが、相手の顔が見えないためそれが分かりません。大人数になればなおさら発言は難しくなるでしょう。

また、顔が見えないということに共通して「反応をどこまですればいいか迷ってしまう」ということもデメリットに感じました。普段相手の話を聞くときは、頷いたり、相づちを打ったりして話を理解していることを示しますよね。

しかし、discordの場合、聞いている証拠として相づちを打つと、相手の話を邪魔してしまい、正確に内容を聴き取れなくなってしまいます。かといって、相づちをなくすとちゃんと聞こえているのか話し手は不安になる。実際、ミーティング中も相づちがなかったことから、「聞こえてる?」と確認することがよくありました。

そのため、discordを使用する上では、「相づちはしなくてよい」また、「ミーティング中はファシリテーターを決め、順番にメンバーに意見を求めていく」。といった発言に関するルールをあらかじめ決めておく必要があると感じました。


■テレワークをやってみて

今回はdiscordを使い一日に計4回PDCAを確認するためのミーティングを行いました。テレワーク中はコミュニケーションが希薄になり、一人きりで作業することにストレスを感じることがあったりします。ですが、全員がその日何を達成するのか共有することで、一緒に仕事をしているという一体感を感じることができ、自分の作業の励みになりました。

実際に、一人で作業をしているとついつい手が止まってしまうことってありませんか?そんな時に他の社員の目標を見ることで、あの人がこれだけの作業をしているのだから自分も頑張らないといけないという思考になるわけです。

また、今回は10分ほどミーティングをした後は、チャットルームを退室し完全に一人で作業をしていました。しかし、discordを効率的に使用している白潟総研株式会社は「オフィスフロア」や「商談中」、「離席中」といったチャンネルを作り、業務中は必ずどこかのチャットルームに入る。という使い方をしているそう。

確かに、こうすれば今誰が何をしているのかすぐにわかりますし、オフィスで仕事をしているのと何ら変わりません。テレワークでは、「コミュニケーション不足が原因で生産性が下がる」という言い訳ももうできなくなるかもしれませんね。

もちろん業務内容によっては、まだまだテレワークへのハードルが高い部分もありますが、今回私が行った限りでは、コミュニケーション・生産性など特に問題なく仕事をすることができました。

現在、コロナウイルスの影響でテレワークを行っている皆様。コミュニケーションで不安な点があれば、試しにdiscord使ってみてはいかがでしょうか?今まで抱えていた問題が案外簡単に解決できるかもしれませんよ。




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株式会社日昇の日常を綴る企業ブログ。インテリア照明や家具のこと。会社のことや働く人のこと。新規事業や採用活動について。日昇の所在地である愛媛県伊予市のことなど。ときには面白ネタも、ざっくばらんにお話しします。

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