オンラインでの社内交流の難しさ。社内コミュニケーション事例やツール、施策をご紹介します
日昇では社内でのコミュニケーションツールにスカイプを導入しています。導入した理由は、生産性向上や遠隔地からでも気軽にやり取りができるため。EC事業が始まった10年以上前から社員全員で使用しており、事務所内だけではなく、拠点の違う物流倉庫や建築事務所ともやり取りをしています。
また今後は、一部社員がテレワークを実施する為、離れて働く社員同士の連絡用として活用していく予定です。テレワークが促進されると、新型コロナウイルスや感染症拡大防止や災害時・非常時などに在宅勤務ができるようになります。新しい働き方を促進するための施策として、会社ではオンラインツールの重要性を再認識しています。
スカイプのようなチャットツールは、瞬時にやり取りが可能などメリットがたくさんあります。しかし、便利な一方オンラインならではの使い方のコツをつかまなければ、逆に円滑なコミュニケーションを阻害してしまいます。
今回は筆者の新入社員フクシマが感じたビジネスチャットツールの良さ・難しさをお伝えします！
ビジネスチャットツールとは
ビジネスチャットツールとは、ビジネス利用に特化したコミュニケーションツールのこと。例えば、skype（スカイプ）やslack（スラック）、chatwork（チャットワーク）などですね。
情報伝達ツールとして現在多く使われているものに、電話やメールなどがありますが、最近はビジネスチャットも多く使われています。企業によってはビジネスチャットをより積極的に使うところもあるようです。実際に、メールよりも手軽にやり取りができ「即時性が高い」「文章が簡略化できる」などの理由から業務効率化につながるツールとして役立っています。
オンライン社内交流のメリット
１．コミュニケーションの効率化
チャットツールを使う最大のメリットは、リアルタイムでスピーディーなやり取りができること。口頭やメールでやり取りをするのと比較すると、要件を端的かつ素早く伝えることができます。
日昇の新入社員は、入社日からスカイプを使い、教育担当の上司や同期とやり取りをしていました。最初は分からないことばかりで、質問したいことがたくさん出てきます。ただ、一つ一つを上司に確認しに行くと、「時間を奪ってしまうし、何回も聞くのは申し訳ない」。新入社員時代そんなことを考えて、質問するのを躊躇した経験がある人も多いのではないでしょうか？
そんな時でもチャットであれば、上司が自分の都合の良いタイミングで閲覧・返信ができるため、「相手の作業を邪魔するかも」という無駄な心配をせず質問ができました。また、口頭だと「一度聞いたこと忘れてしまい、もう一度同じ質問をする」なんてことがよく起こりますよね。しかし、チャットであれば履歴が残り、あとから何度でも見返すことができるので万が一忘れてしまっても安心です。もちろんちゃんと覚えておく努力は必要ですよ！
小さなことかもしれませんが、新入社員からすると安心して積極的に質問ができる環境があるのは、とてもありがたいことだと感じました。
２．情報共有の素早さ
スカイプでは複数人のグループを作成することができます。そのため日昇では、各部署のグループや、部署間の連絡用のグループなど状況に合わせ使い分けています。
新入社員も同じように上司と同期でグループを作り、情報を共有していました。そうすることで、グループにいる全員が上司からの指示内容を把握することができました。さらに、誰かが上司に質問すると、その内容を全員が見ることができるため、自分だけでは気づかなかった疑問や解決策を知ることができました！
また、ドキュメントや動画、画像などのファイルの送受信が可能なため、「こんな情報があったよ！」と、気軽にデータをやり取りできます。自分一人だけではなく、みんなで情報を共有することで全体のレベルアップが図れるわけです！
３．メールのような堅苦しい「定型文」や「マナー」が必要ない
メールを作成するのは意外と大変な作業です。定型文や言葉遣いのマナーなど注意すべきポイントがたくさんあります。日本ビジネスメール協会の仕事上のメールの利用状況調査結果によると、1日の送信メールの平均数は12.6通、1通あたりの作成にかかる平均時間は約6分だそう。つまり、多くの会社員が一日1時間以上メール作成に時間をかけている計算になります。
実際にそこまで時間をかけている人がいるのかは疑問ですが、メール作成に苦戦するというのは多くの社会人の共通認識のようです。
しかし、チャットであれば、定型文やマナーなどの必要がない為、即座に要件から伝えられ、圧倒的に時間が短縮できます。もちろんチャットだからと言って、丁寧な言葉を使わなくてもいいわけではありません。相手に不快な思いをさせないよう表現には十分注意します。
また、メールと違い、間違えて送った内容を修正できることもメリットです。
メールを送った後に、文章の書き間違いやファイルの添付忘れに気が付いたなどミスをしてしまった経験がある人も多いのではないでしょうか。
チャットであれば、送信した後でも、送った内容の削除や編集ができます。万が一、内容に不備があっても、相手に伝わる前に修正すれば、無駄なやり取りを防げます。
オンラインコミュニケ―ションの難しさ・デメリット
１．相手の顔が見えない
一番の難点は、対面コミュニケーションが減ること。何でもチャットでやり取りをするようになると直接的な会話が減ってしまいます。
実際に、私が入社してから数か月、ほとんどスカイプでしか会話をしたことがない社員さんがたくさんいました。（今年は新型コロナウイルスの感染防止のために、密な接触を防いでいることも大きく影響していますが。）
しかし、良好な関係性を築いていく為には、直接顔を合わせて話すことも重要ですよね。画面を通して連絡を取るのとは違い、お互いの人間性もよく分かります。
会話の内容に関しても、文字だけで伝えなければいけないという難しさがあります。対面で話すときは、表情や話し方、ジェスチャーなど様々な方法で自分の感情を伝えることができますよね。しかし、オンラインでは、相手の顔が見えません。感情が分かりづらく、間違った方向で解釈されることが起こる可能性があります。
例えば、直接会って話すときのような言葉づかいで書いてしまうと、「文字で見たときに不快に感じてしまう」ということが考えられます。
相手が言ったことに対して、疑問に思った時「どういうことですか？」と聞いたとします。直接話しているときであれば、特に問題のない言葉です。しかし、文字だけで見ると「問いただしているような高圧的なイメージ」を抱いてしまうかもしれません。
ですから私は、こういった些細なすれ違いが起こらないよう、特に目上の人に対しては、直接会って話すときよりも丁寧な言葉を使うようにしています。改まって敬語を使うと堅苦しい感じもするかもしれませんが、相手に不快な思いをさせるよりはずっといいと思います。
２．業務とプライベートの区別が必要
スカイプは、会社PCからはもちろん、自分のスマホからでもチェックできるため、帰宅後や有給休暇中でも内容が確認できます。しかし便利な一方、勤務時間を超えて対応ができてしまうため、業務とプライベートの区別が曖昧になってしまう可能性があります。四六時中仕事のことを考えて、休日もリフレッシュできなくなると大変ですよね。
しかし、私はそうとは知らず、休暇中の社員さんに連絡してしまったことがあります。とても優しい方で、快く対応してくださいましたが、せっかくの休日を邪魔してしまったのは事実。
受け手として公私混同しないのはもちろん、送る側も業務時間外には連絡しないよう注意することが大切です。
オンラインでもオフラインでも社内交流で大切なこと
ビジネスチャットは、気軽にコミュニケーションが取れ、情報の共有も簡単に行えるなどメリットがたくさんあります。うまく活用すれば、作業効率も格段に上がるでしょう。
しかし、画面の先には「人」がいることを意識するのが重要です。オンラインでも直接対面した時と変わらない気遣いで、相手を思いやる使い方をしていきましょう。
