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【事例あり】伝わるエントリーシート書き方のコツとは?すぐ真似できるノウハウ・テクニックを伝授します


採用担当である私は、学生さんの履歴書やエントリーシートをよく読む機会があります。また、メールでやりとりする機会が多いです。その際、「この学生さん、損しているなぁ。」と残念に思うケースがときどきあります。

自爆パターンは以下の通り。

  • 敬語や言い回しの誤用

  • 使い慣れない言葉を背伸びして使い、意味が伝わりづらくなる

  • 空欄を埋めるのに必死で、付け足した言葉に本質が埋もれて本末転倒

みなさんは心当たりありませんか?


学生さんがやりがちな文章表現について、改善方法をお伝えしますね。

エントリーシートの書き方 初級編 その1


◆「~させていただきます」を使わない

例1)【×】応募させていただいた説明会ですが、キャンセルさせていただきます。

最もよく見る表現です。「~させていただく」を多用しないほうがよい理由は何点かあります。

まず、回りくどくなるからです。例1)では1つの文章の中に2回も「させていただきます」が登場します。ビジネス文書の基本はシンプルで簡潔であること。文脈の中に何度も登場するのは、不格好で稚拙な印象を与えてしまいます。

「させていただきます」は基本的に「他者の許可を得た上で、自分が行うことについて、その恩恵を受けることに対して敬意を払っている場合」に使える言い回しです。「キャンセルさせていただく」は、こちらが一方的にキャンセルすると丁寧に言っているだけなので、不躾なニュアンスが含まれてしまうんですよ。

例2)【○】大変恐縮ですが、応募した説明会をキャンセルいたします。 例3)【○】応募した説明会をキャンセルさせていただけませんか。

例2)のように、「恐縮ですが」というクッション言葉をトッピングすると、伝え方が柔らかくなります。また、例3)のように「させていただきます」を疑問文で使うのはOK。相手に許可を得ようとしていますからね。さらにいうと「キャンセルは可能でしょうか」のように「~させていただく」を使わないルールを自分に課しても案外なんとかなるものです。

「~させていただきます」は「~いたします」に変換可能な場合が多いので、言い換えを検討してみてください。

エントリーシートの書き方 初級編 その2


◆1文は40~60文字までにおさめる

例1)【×】私はソフトボール部に所属しており、20人いる部員の中で部長を努め、チームをうまくまとめた結果、10年ぶりに全国大会に出場できました。

これで66文字。思い入れを込めようとするあまり、エントリーシートの一文が長くなってしまう人、多いです。

ご自身がいつも読んでいる媒体(たとえば新聞や雑誌、Webの記事など)の一文の文字数を数えてみてください。文学小説や論文など特殊な文章以外は、おそらくほとんどが60字以内で構成されているはずです。

文字数には諸説あって80字以内なら読みやすいと考える人もいます。私個人の感覚では、できる限り40字以内、複雑な構成や長い名詞が含まれる場合は60字以内、が読みやすいですね。エントリーシートの場合は特に、短く言い切ったほうが、読み手の印象に残りやすいです。

いずれにしても「文章を短く、シンプルに!」の意識を持ってみてください。自分が読みにくい文章は、初見の読み手にとってはさらに読みにくいです。

短く簡潔な文章を書くためには、できるかぎり「一文一義(一つの文章に一つの情報だけを書く)」を心掛けましょう。

例2)【○】私はソフトボール部に所属しています。20人いる部員の中で部長を努め、チームをうまくまとめました。その結果、10年ぶりに全国大会に出場できました。

最初の悪例は3文に分割でき、読み手に伝わりやすくなったと思いませんか?また、短文は自分自身も読みやすいので、間違いに気付きやすくなります。

エントリーシートの読み手は当然、応募した企業の採用担当者です。たくさんの応募書類を前にしつつ長文を理解しながら読む作業はストレスが掛かるだろう、と想像力を働かせてみてください。長文を改善するだけでライバルから頭ひとつ抜け出せるかもしれませんよ。

どうしても長文になる場合は、「」【】や・を使って視認性を工夫すると読みやすくなります。これらのテクニックを併用しつつ、読みやすい文章を工夫してみてください。

エントリーシートの書き方 中級編 その1


◆自信のなさが文章に現れるのを回避

例1)【×】私には責任感や傾聴力などがあると思います。

上記の例で気になるのは「など」「思います」の部分。さすがにここまであからさまな文章はみなさん書かなでしょう(笑)。「など」「思います」の言い回しからは、弱気な人物像を読み手に想像させてしまいます。

もうひとつ付け加えるならば「責任感や傾聴力」→「責任感と傾聴力」のほうが、挙げた2つのスキルにスポットライトの当たった感じがして、より明確ですね。

気持ちよく言い切って、読み手にインパクトを与えましょう。その後、論理的に根拠を説明できればより効果的です。

例2)【○】私には責任感と傾聴力があります。

次に気になるのがこちら。

例3)【×】私はインテリア業界にも興味があります。

この文章の中に出てくる「も」ってどんな意図で使われているのでしょう?助詞「も」は物事を並列で述べる時に使うのが基本です。(住宅業界に興味があって)、インテリア業界に「も」興味がある?と推測されます。文法的には問題ないですね。

しかし、エントリーシートのような何かをアピールする文章では極力控える方がよいのでは、というのが私の考えです。

理由はこちら。「も」は文章の意図やメッセージを弱めてしまうから。「【1】私はあなたが好きです。」「【2】私はあなたも好きです。」と聞いたとき、どちらの言葉のほうが強く感じますか?もちろん、【1】ですよね。それでも「も」を選んでしまうのは、書き手の弱気な心理が無意識に出てしまった結果ではないかと推測します。

ほんの些細なことですが、無意識に助詞の「も」を多用する人は案外多いんですよ。書いた文章を添削するときに助詞の「も」がでてきたら、「も」を省略できないか、「は」や「が」に置き換えられないか、いちど俯瞰して検討する癖をつけてみてください。他の助詞に置き換えて、文章の意味が変わらなかったら迷わず変更しましょう。検討してみてやはり「も」のほうがしっくりくるなら、意図して「も」を使いましょう。

例4)【○】私はインテリア業界に興味があります。

エントリーシートは自分をアピールし、企業に自分を売り込む目的で書きますよね。たとえば買い物をするとき、店員さんに「この商品はお買い得だと思います。」よりも「この商品はお買い得です。」と言われたほうが決断しやすく感じませんか?

謙虚さは日本人の美徳かもしれませんが、就職活動で発動するのはもったいない!商品である「自分」を売り込むやり手の営業になったつもりで、言葉の使い方を少しだけ意識してみてください。

エントリーシートの書き方 上級編 その1


◆読み手に届く文章を書く

上級編は書き手のマインドの問題です。

採用担当として学生さんのエントリーシートを読んでいると、「誰に向けて書いた文章だろう?」と、置いてけぼりにされた感覚になる場合があります。

たとえば、会社の事業について事細かく説明してくれるケース。エントリーシートの限られたスペースを、採用担当者が(応募者以上に)知っている情報で満たすのはもったいないですよね。逆に、応募者しか知らないはずの情報を、あたかも読み手も知っている前提で書かれているケース。面接で聞いていくので必ずしも丁寧に書く必要はないのですが、読み手が取り残されている感のない説明は最低限必要です。

改善方法として2点ほどお伝えします。

1つめは自分の書いた文章を誰かに読んでもらうこと。客観的なフィードバックは非常に効果的です。自分では気づけない文章のわかりづらさを指摘してもらったり、自身の意図がきちんと伝わっているかを確認したりできます。身近な家族や友人にお願いするのもいいですが、まったく面識のない社会人にエントリーシートを読んでもらうチャレンジはいかがでしょうか。

「Matcher」というOBOG訪問支援サービスをご紹介しておきます。自分の大学の先輩以外でも、気になる企業の気になる人にアプローチできるマッチングアプリです。この中で「ES添削」してくれる社会人を探すとよいでしょう。他には、通っている学校の就職支援課に添削やアドバイスをお願いするのもいいですね。

2つめは読み手を具体的にイメージすること。私がブログを書くとき、不特定多数の人が読むからと言って漠然と誰かに投げかける文章を制作しているわけではありません。身近な誰かを具体的に思い浮かべ、その人に語りかけるつもりで書いています。そうすることで、書くべき点・書かなくてよい点が自然と精査されてくるものです。このブログも、実際にお会いした学生さんを想定して書いていますよ。

就職活動をされている学生さんは、エントリーシートを書く前にその企業について調べたり、企業説明会に出席したりしているはずです。採用担当者と実際に会っているかもしれません。具体的に思い浮かべられる人はすでにいますよね!その人に向けて書くことで、実は読み手全員に伝わりやすい文章になるものなんです。「皆に向けて書くと誰にも伝わらず、ひとりに向けて書くと皆に伝わる。」なんだか不思議に思われるかもしれません。しかし、文章とはそういうものです。

文章は会話と違って、読み手→書き手の一方通行です。だからこそ、自分の想いをしっかり相手に伝えようと心掛けると、キラリと光るエントリーシートになりますよ。

エントリーシートの書き方 上級編 その2


◆質問や回答の「意図」を意識する

今までお伝えした内容ができてきたら、次は「意図」を意識してほしいです。

・企業はどんな「意図」を持って質問しているか?

・自分はどんな「意図」を持って回答するか?

どちらも大事です。

エントリーシートには何かしらの設問があり、それに対する回答を数百字で書くケースが多いですよね。設問は漠然と決められているわけでなく、「企業からのメッセージ」と捉えて欲しいです。

実際の例をご紹介します。私たちは応募者の方に必ず聞く質問を用意しています。

「当社のどこの部分にいちばん興味を持って応募されましたか?」

時々「御社はここが素晴らしくて、こういう商品に魅力を感じ…」のような回答を見かけます。私たちは学生さんに会社を褒めてほしいからこの質問をするわけではありません。当然ながら、私たちの会社の魅力は学生さん以上に私たちがよく知っています。

ではこの質問で、企業側が知りたいこと=「意図」は何でしょうか?

(私たちにとっての)正解は、「会社の風土・価値観・人・将来の方向性など、応募者はどこにマッチングを感じたのだろうか?」です。

会社のカルチャーが応募者の価値観と合わないと、いくら能力の高くてもマッチングは難しいです。価値観が一致するかをお話しするときの最初の足がかりにしています。

もう1つ。志望動機は聞きたくない「意図」があります。エントリーシートを作成する段階で、まだ志望動機が育まれていないかもしれませんから。志望動機を形成するのは応募した後かもしれないのです。でも、エントリーシートを書いてくださるくらいだから、興味はあるのだろうと推測し、興味が湧いたポイントを聞いているんです。そこから「その人らしさ」が浮かび上がってくるのを待っています。

会社の価値観のヒントは、会社説明会やコーポレートサイト、社員の話にたくさん登場するはずです。エントリーシートを送る前に、みなさんはいろいろ企業研究をしていることでしょう。ご自身と会社の価値観が重なる部分はどこでしたか?質問の意図を汲み取り、次はあなた自信が「意図」的に述べてほしいのです。

「自分自身を最大限かつ効果的に企業に伝える」が、あなたの回答に必要な「意図」です。ワンランク上のエントリーシートを作成するために、ぜひ試行錯誤してみてください。

最後に。文章を書く目的は、「伝えたい自分を伝える」!これを忘れないでください。テクニックの前にはあなた自身が持っている想いやこだわり、価値観があるはずです。それらをエントリーシートで表現してください。「伝えたい自分を伝える」ために、文章のルールや書き方のテクニックを使うのです。 あなたの伝えたい自分が、文章を通じて企業に届くよう応援しています!

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株式会社日昇の日常を綴る企業ブログ。インテリア照明や家具のこと。会社のことや働く人のこと。新規事業や採用活動について。日昇の所在地である愛媛県伊予市のことなど。ときには面白ネタも、ざっくばらんにお話しします。

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